Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы

Особенности решения вопросов с статье на тему: "Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы". Если в процессе прочтения появились дополнительные вопросы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Объект основных средств в бухгалтерском учете организации был поставлен на учет в 1998 году. На сегодняшний момент возникает вопрос о списании этого объекта, но с предоставлением первичных документов, на основании которых формировалась первоначальная стоимость этого объекта. Какой максимальный срок хранения первичных документов для основных средств, если амортизация по бухгалтерскому и налоговому учету еще полностью не списана?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Документы о стоимости основного средства следует хранить на протяжении всего срока начисления амортизации, а также четыре года после окончания амортизации.

Обоснование вывода:

1. Документы бухгалтерского учета

2. Документы налогового учета

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности;
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Орлова Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

23 марта 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Основные сроки хранения документов в организации (архив)

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

  • меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
  • не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Читайте так же:  Отчуждение доли в ооо без нотариуса

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)

Пп. 8 п. 1 ст. 23 , пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 лет после года составления

Ст. 382, 392, 394, 396 Приказа от 25.08.2010 № 558

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

5 лет после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

  • до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания;
  • созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания

Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

  • для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
  • для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
  • как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

Получили три разных даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2022.

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы

Первичные документы — общий срок 5 лет

Кассовые документы — 5 лет

Выписки по банковскому счету — 5 лет

Бухгалтерская отчетность — постоянно

Счета-фактуры — 4 года

Налоговые декларации — 5 лет

Больничные листы — 6 лет

Документы по зарплате: расчетные ведомости, расчетные листки — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет

Кадровые документы: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 75 лет

Табель учета рабочего времени — 5 лет, по вредным условиям труда — 75 лет

Алфавитный указатель документов со ссылками на срок хранения

Храним документы в организации правильно

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Читайте так же:  Как очень быстро продать квартиру

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/[email protected]).
Видео (кликните для воспроизведения).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Читайте так же:  Кто оплачивает судебную экспертизу в гражданском процессе

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Сроки хранения первичных документов

Какой закон устанавливает сроки хранения документов?

Сроки хранения документов устанавливают Закон о бухучете, Налоговый кодекс, Закон об архивном деле, Перечень типовых документов, а также специальные нормативные акты. Соблюдать их должны все организации независимо от применяемого режима налогообложения.

Бухгалтерские документы (первичные учетные документы, кассовые документы, бухгалтерские регистры) хранят 5 лет после отчетного года. Копии БСО (отрывные части, корешки) и испорченные бланки хранят не менее 5 лет со дня их использования (порчи) ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 19 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 .

Учетную политику, локальные нормативные акты и прочие документы, связанные с организацией и ведением учета, хранят не менее 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ .

Документы налогового учета (первичные документы и счета-фактуры, в том числе электронные) хранят 4 года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности. Например, документы по основным средствам хранят в течение 4 лет, следующих за годом, в котором ОС полностью самортизировано, ликвидировано или продано. Если от продажи получен убыток, сроки увеличатся подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604 .

Первичные документы, подтверждающие убыток, хранят в течение всего срока переноса убытка плюс еще 4 года после окончания года, в котором убыток был полностью списан п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278 .

Если для документа предусматриваются разные сроки хранения, ориентироваться следует на больший срок.

Налоговую отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) и регистры налогового учета хранят 5 лет после окончания периода, за который они составлены. Бухгалтерскую отчетность хранят постоянно статьи 351, 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .

В марте 2016 г. перечислена предоплата за товар, на основании счета-фактуры на аванс НДС принят к вычету.

В апреле 2016 г. товар по накладной принят к учету, НДС заявлен к вычету на основании отгрузочного счета-фактуры, авансовый НДС восстановлен. В декабре 2016 г. приобретенные товары проданы, их стоимость включена в налоговые расходы.

Товарная накладная в этой ситуации имеет три статуса:

  • налоговый документ в целях НДС, подтверждает принятие товаров к учету в апреле, а следовательно, правомерность вычета отгрузочного налога на добавленную стоимость подп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1.1 ст. 172 НК РФ , срок хранения — с 01.07.2016 по 30.06.2020;
  • налоговый документ в целях налога на прибыль, подтверждает стоимость товаров, учтенную в расходах в декабре, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2020;
  • первичный документ бухучета, срок хранения — с 01.01.2017 по 31.12.2021.

Выбираем максимальный из возможных сроков — 31.12.2021.

Счета-фактуры (авансовый и отгрузочный) покупатель и продавец должны хранить до 1 июля 2020 г. включительно, так как в этот день истекают 4 года после окончания II квартала 2016 г., в котором:

  • покупатель: зарегистрировал в книге покупок отгрузочный счет-фактуру, в книге продаж — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС вычет налога и восстановил авансовый НДС;
  • продавец: зарегистрировал в книге продаж отгрузочный счет-фактуру, в книге покупок — авансовый счет-фактуру; отразил в декларации по НДС начисление налога и авансовый вычет.

Кадровые документы (трудовые договоры, приказы, распоряжения, табели, графики, зарплатные ведомости и др.), составленные до 2003 г., хранят 75 лет, а составленные в 2003 г. и позже — 50 лет статьи 586, 412 Перечня № 558 .

Документы по начислению и уплате взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, отчетность в фонды хранят 6 лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним. На документы и отчетность, составленную после 01.01.2017, по всей видимости, будут распространяться налоговые сроки хранения п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Сроки хранения первичных документов

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному.

Хранение бухгалтерских документов

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, уста­навливаемых в соответствии с правилами организа­ции государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требова­ние относится именно к бухгалтерским документам.

Хранение налоговых документов

Налоговый же кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необхо­димые для исчисления и уплаты налогов» должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, под­тверждающие размер убытка, переносимого на буду­щее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Как разделить первичные документы на те, что необходимы для бухгалтерского учета, и те, что под­тверждают правильность исчисления и уплаты нало­гов, не знают ни налоговые инспекторы, ни бухгалте­ры. По сути речь идет об одних и тех же документах. Казалось бы, противоречие налицо.

Читайте так же:  Может ли кадастровая стоимость земли превышать рыночную

Иная точка зрения у Минфина России. В письме от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10 чиновники этого ве­домства «разъяснили», что никакого противоречия здесь нет. Просто речь идет о разных документах: одни необходимы для целей бухгалтерского учета, другие – для целей налогообложения. Но опять же ни слова о том, как разделить первичные документы на бухгалтерские и налоговые.

Поэтому, если есть сомнения, во избежание недо­разумений храните свои первичные бухгалтерско-налоговые документы 5 лет.

[1]

Требования архивного законодательства

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сро­ки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управ­ленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает 5- летний срок хране­ния. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – рас­четные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Сроки хранения документов в акционерных об­ществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 33/пс.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, сле­дующего за годом, когда документ был оформлен.

Где хранить обработанные документы, организа­ции определяют самостоятельно. Так, вы можете:

  • хранить документы на фирме;
  • сдать документы на хранение в архив (государ­ственный или частный).

Ответственность за нарушения правил хранения документов

Если налоговая инспекция в ходе проверки обна­ружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (нало­гового) учета, она вправе оштрафовать вашу фирму.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
  • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Имейте в виду, что истребовать документы фир­мы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать вашу фирму по статье 120 НК РФ за отсутствие бухгалтерских или налоговых документов за последний (четвертый) год налоговики не вправе.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных доку­ментов на руководителя фирмы может быть наложен административ­ный штраф. Размер штрафа составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф может быть на­ложен как за несоблюдение бухгалтерского законо­дательства о порядке и сроках хранения бухгалтер­ских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, нала­гать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения до­кументов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, нала­гаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должност­ных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, ус­тановленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органи­заций (утвержден приказом Министерства культу­ры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Во многих регионах России есть свое архивное за­конодательство, которым предусмотрена админист­ративная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, напри­мер, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».

Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответствен­ность только в рамках закона и только за наруше­ния местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).

Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, поста­новлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Поделиться

Распечатать

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Хранение документов бухгалтерского учета

Виды бухгалтерских документов мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы

Бухгалтерское законодательство устанавливает, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Срок хранения документов бухгалтерского учета

Представим сроки хранения бухгалтерских документов в организации в таблице (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ , Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558):

Вид бухгалтерского документа Срок хранения Примечания
Первичные учетные документы 5 лет — Регистры бухгалтерского учета 5 лет — Годовая бухгалтерская отчетность постоянно — Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет при отсутствии годовой отчетности – постоянно Месячная квартальная отчетность 1 год при отсутствии годовой, квартальной отчетности — постоянно

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Подробнее о том, сколько хранить документы налогового учета, налоговую отчетность и кадровые документы, мы рассказывали в отдельном материале.

Читайте так же:  Как сделать временную регистрацию ребенку для садика

О порядке уничтожения бухгалтерских документов и особенностях составления акта об уничтожении мы также рассказывали в нашей отдельной консультации.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  • данные налогового бухгалтерского учёта;
  • документы, подтверждающие доходы;
  • документальное подтверждение расходов;
  • подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

Как хранить бумажные документы?

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Как правильно уничтожить документы?

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

[3]

Видео (кликните для воспроизведения).

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here