Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов

Особенности решения вопросов с статье на тему: "Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов". Если в процессе прочтения появились дополнительные вопросы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности

Что такое гарантийное письмо об оплате долга

В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.

Они могут представлять собой:

  • согласие заключить договор (акцепт);
  • предложение заключить договор (оферту);
  • уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
  • запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.

Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.

По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.

Когда составляется гарантийное письмо об оплате

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

  1. Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
  2. Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

  • реквизиты документа (номер, дата);
  • реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
  • информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
  • сумму, подлежащую уплате;
  • причины задержки выплат;
  • сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

[3]

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

  • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
  • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
  • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

Читайте так же:  Транспортный налог проверить задолженность по номеру машины

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

О поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

  • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
  • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
  • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
  • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
  • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

  • реквизиты стандартны;
  • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
  • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
  • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

  • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
  • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

  • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
  • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
  • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
  • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
  • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
  • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).
Читайте так же:  Что такое проект договора купли продажи квартиры

Пример гарантийного письма о приеме на работу

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

  • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
  • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
  • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
  • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
  • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Гарантийное письмо– важная составляющая делового общения

Существует множество видов гарантийного письма, они отличаются по целям и функциям. Каждое из них формируется в соответствии с правилами и нормами деловой переписки. Правильное оформленное гарантийное письмо говорит о добросовестности отправителя и о его высоком уровне профессионализма.

Гарантийное письмо – это нормативный документ, которое является гарантией исполнений обязательств между компаниями, к примеру, об оплате счета или поставке товара, а также сроков исполнения заказа. Такой документ является формальным инструментом делового общения.

Гарантийное письмо необходимо писать на листе формата А4. При написании такого документа стоит использовать официальный, деловой стиль.

Составные части гарантийного письма следующие:

В правом верхнем углу документа прописывается получатель и отправитель, причем как название организации, так и ФИО директора, в левом исходящий номер.

  1. Основная часть документа. Здесь заявитель должен прописать в чем состоит гарантия.
  2. Заключительная часть. В конце документа заявитель должен подписаться и поставить печать.

Гарантийное письмо об оплате

В гарантийном письме об оплате указывается, что отправитель обязуется совершить оплату вовремя. Здесь необходимо указать точную сумму оплаты, причем обязательно как в прописном варианте, так и в цифровом. Также необходимо включить в документ все реквизиты компании и банковские реквизиты. В некоторых случаях, отправитель указывает ответственность за несвоевременную или несовершенную оплату.

Гарантийное письмо об оплате формируется к уже заключенному договору и является своего рода дополнением и обязательством.

Гарантийное письмо на выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ предназначено для подтверждения выполнения определенного ряда работ. Такое письмо предоставляется исполнителем перед заключением договора. Здесь необходимо прописать конкретный перечень работ с обозначением сроков выполнения каждого этапа работы.

Замечание – Гарантийное письмо на выполнение работ может содержать пометку о качестве выполненных работ. Такая пометка, демонстрирует добросовестность исполнителя. Согласно законодательству РФ, качество декларируется сразу несколькими правилами в зависимости от вида товара или услуги, к примеру, ГОСТ или СНиП.

Гарантийные письма

Далее приведены примеры наиболее распространенных видов гарантийных писем.

Образец заполнения и бланк гарантийного письма о предоставлении юридического адреса или гарантийное письмо потенциального арендодателя

Гарантийное письмо

При условии заключения договора аренды разрешаю при регистрации ООО «Новый мир» использовать в качестве места нахождения принадлежавшего мне нежилого помещения: Лермонтова 128.

Свидетельство о регистрации права собственности

Директор ООО « Ретранс» ________________________________________Карнаушенко В.С.

Гарантийное письмо на поставку товара от производителя

Чаще всего в крупных компаниях, по долгу долгого присутствия на рынке сформировались свои четко обозначенные требования к заполнению заявки такого типа. Однако, существуют и стандартные формы бланка заполнения.

Гарантийное письмо о трудоустройстве или от работодателя

Гарантийное письмо о трудоустройстве – это своего рода обязательство работодателя принять на работу кандидата на определенную должность. Здесь указываются данные кандидата, полное наименование должности и заработная плата.

Такое письмо чаще всего требуется для лиц, не являющихся гражданами РФ.

Гарантийное письмо о приеме на работу

Этот документ, несмотря на общую схожесть с предыдущим имеет ряд отличий, прежде всего тем что имеет четкую формулировку поступления на работу кандидата закрепленное приказан к зачислению в штат сотрудников.

[1]

Гарантийное письмо для приглашения иностранца

Такое письмо необходимо для гарантии иностранному лицу того, что заявитель готов нести все расходы, связанные с его приездом, отъездов в страну, проживанием, а также готов принять его на работу.

Гарантийное письмо о практике и на обучение

Такое письмо предоставляется, как правило, для учебных заведений предприятием в качестве гарантии о поступлении студента на практику или на обучение в компанию. Такое письмо пишется на имя ректора.

Видео (кликните для воспроизведения).

Гарантийное письмо в банк

По такому же образцу пишется гарантийное письмо и для юридических лиц, дело в том, что нет других вариантов написания гарантийного письма в банк. Такой документ заполняется в зависимости от его функции и занимает важное место в деятельности любой компании.

Гарантийное письмо в налоговую

Гарантийное письмо в налоговую пишется от имени собственника и является подтверждением наличия юридического адреса. Такое подтверждение необходимо прежде всего для налоговой службы при регистрации ООО.

Гарантийное письмо на ремонт

Такое письмо используется в тех случаях, когда подрядчик обязуется выполнить ремонтные работы в срок. Также это может быть обязательства администрации выделить денежные средства на ремонтные работы муниципального объекта.

Читайте так же:  Налог с продажи наследуемого имущества физических лиц

Гарантийное письмо на оборудование

Гарантийное письмо на оборудование предназначено в качестве обязательства исполнителя договора поддерживать оборудование в рабочем и надлежащем виде в течении определенного периода времени. Примером такого обязательства может служить следующие:

Таким образом, можно выделить ряд особенностей формирования гарантийного письма:

  1. Прежде всего, важно помнить, что этот документ является гарантией, а значит, должен содержать соответствующие данные и пометки.
  2. Каждое гарантийное письмо имеет свою структуру, а именно – шапка, основная и заключительная часть документа.
  3. Существует множество вариантов и предназначений гарантийного письма, форма написания для каждого вида одна, изменятся только основной текст.
  4. Гарантийное письмо может оформляться как до заключения, так и после, все зависит от его вида.
  5. Помимо подписи директора, в гарантийном письме об оплате ставится подпись бухгалтера или финансового директора.

Пример гарантийного письма

Одной из форм деловых взаимоотношений в современном бизнесе является переписка. Разумеется, письма, которыми обмениваются организации и физические лица, не имеют ничего общего с эпистолярным литературным жанром.

Пишутся они на специальных бланках и оформляются по определенным правилам. Содержание подобных сообщений — исключительно официальное. Одной из разновидностей такой корреспонденции является гарантийное письмо.

О том, что они собой представляют, как оформляются и используются, подробно рассмотрим в нижеприведенном тексте.

Предназначение гарантийного письма

Основное назначение этого делового сообщения заключается в дополнительном заверении адресата в том, что отправитель обязательно выполнит взятые на себя ранее обязательства. Например, сделает какую-либо предварительно оговоренную работу, заплатить за полученную продукцию или оказанные услуги и так далее.

То есть, выражаясь деловым языком, такие письма являются формой способа обеспечения одной из сторон сделки, взятого на себя списка условий при заключении. Также сообщение с гарантией составляется в качестве официального ответа организации на письменную претензию. Объем такого делового сообщения, в большинстве случаев, не превышает одного листа формата А4.

Сразу стоит отметить, что гарантийное сообщение не рассматривается законом, как имеющий юридическую силу документ о взятых обязательствах (хотя и скрепляется подписью руководителя или главного бухгалтера и печатью организации), а является лишь просто письменным подтверждением серьезности намерений выполнить условия оговоренной ранее сделки.

С другой стороны, этот вид деловой корреспонденции имеет юридический статус документа договорного характера. Например, финансовые организации считают гарантийные письма вполне достаточными основаниями для выдачи кредитного займа.

Таким образом, правовой статус гарантийных писем напрямую зависит от содержимого текста сообщения и способа его оформления.

Следует добавить, что отправителями и получателями сообщений с обязательствами могут быть, как юридические, так и физические лица. Подобная переписка с организацией в обязательном порядке фиксируется секретарем в качестве входящей корреспонденции и имеет присвоенный регистрационный номер.

Составные части гарантийного письма

Существует несколько видов таких писем – каждое имеет свое назначение и особенности составления. Правда, законодательство не дает каких-либо предписаний о порядке оформления подобных сообщений – особенности составления были сформированы на основе существующих обычаев деловой переписки.

Причем, используется даже не один, а два вида оформления:

  1. Начинается сразу с предоставления обещаний, которые расшифровываются далее по тексту (обычно, начинается с фразы «Гарантируем настоящим письмом…»).
  2. Начинается с перечисления условий обращения и заканчивается обязательством (используются фразы «Гарантирую то-то, то-то…» либо «Выполнение условий гарантирую…»).

Выбор вида оформления зависит от уровня деловых отношений участников сделки и принятых условий.
Независимо от вида оформления, состоят сообщения с обязательствами из двух частей – вводной и основного текста.

Вводная часть

Вне зависимости от вида обязательств, каждое письмо имеет вводную часть, в которой сообщается личная информация об отправителе и адресате:
  • в верхнем правом углу указывается официальное название отправителя и получателя (для организаций со статусом физических и/или юридических лиц), форма хозяйственной деятельности и ФИО (для физлиц);
  • в левом нижнем углу бумажного носителя обязательно прописывается — текущая дата, исходящий номер корреспонденции (для организаций), ставится подпись руководителя (главного бухгалтера) или отправителя физического лица и делается оттиск печати;

Основная (суть гарантии)

Основная часть текста содержит обязательство автора письма выполнить в будущем какие-либо действия, находящиеся в сфере интересов адресата или оговоренные заключенной сделкой (выполнить какую-либо работу, оплатить продукцию или услуги и так далее).

Стиль написания подобного сообщения – сугубо деловой и лаконичный. Также в тексте могут быть дополнительно указаны банковские реквизиты отправителя или суммы штрафов за невыполнение взятых обязательстве. Заголовок обращения может быть любым предметным, например, «Об оплате полученных услуг» и так далее.

Кроме того, вовсе не обязательно использовать при написании само слово «гарантирую» или однокоренных его словоформ, подобные выражения допускается заменять по смыслу синонимами – юридический статус письма при этом не измениться.

Если сутью послания являются обещания произвести какие-то выплаты, письмо подписывается не только руководителем организации, но и финансово ответственным лицом, чаще всего, главным бухгалтером.
Стоит добавить, что составляются подобные деловые сообщения на фирменных бланках организаций.

Также к сообщениям об обязательствах могут прилагаться дополнительные документы (регистрационное свидетельство предпринимательства, основание для назначения гендиректора, свидетельство о постановке на налоговый учет и тому подобное).

Виды гарантийных писем

Существуют несколько разновидностей подобной входящей корреспонденции, которые активно используются представителями отечественного бизнеса для официальной переписки.

Для деловой переписки могут использоваться следующие виды сообщений с обязательствами:

Пример гарантийного письма

Образец заполнения этого делового сообщения достаточно легко найти в интернете.

Представители современного российского бизнеса активно используют в качестве средства делового общения разные виды гарантийных писем. Вид оформления документа не диктуется законодательно, а является следствием существующих деловых обычаев в составлении подобных сообщений.

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Главная » Документы » Письма » Образец гарантийного письма о выполнении работ

Образцы гарантийных писем

СКАЧАТЬ образцы гарантийных писем можно по ссылкам ниже:

Определение и юридические нормы

Гарантийное письмо представляет собой документ деловой переписки, по общему правилу осуществляемой между организациями или частными предпринимателями. Таким письмом участник отношений подтверждает обязательство, которое требуется исполнить в конкретно установленные сроки и в точно обозначенном объеме.

Читайте так же:  Зачем нужен кадастровый паспорт на землю

Гарантийное письмо не признается коммерческой документацией, но служит доказательством в суде.

Гарантийные письма на практике используется только в предпринимательской деятельности. При этом специальных правил, отдельных норм закона и прочих положений для регулирования вопроса составления и подписания писем не предусмотрено.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Гарантийные письма выступают средством страховки в ситуациях, когда, например, оплата за работу была произведена, но выполнить такую в срок возможности не представляется.

Соответственно, сторона, не исполнившая обязательства вовремя, гарантирует другой стороне, что работа будет выполнена, или же денежные средства будут возвращены. Также исполнитель подобным письмом может дать гарантию, что качество работ будет соответствовать стандартам.

Учтите! Применяемая на практике форма гарантийного письма предполагает включение в таковое следующих сведений:

  • реквизиты составителя письма (потребуется фирменный бланк организации или личные сведения о физическом лице);
  • наименование адресата (полное имя, если это частное лиц или ИП), должность, исходящий номер и дату документа;
  • текст письма, предполагающий принятие обязательств и предоставление гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую выполнение строительных работ на объекте по адресу: г. Воронеж, площадь Ленина, 10 на основании договора подряда № 14 от 01.01.2019 года».

Завершается гарантийное письмо подписью составителя с расшифровкой и печатью в случае участия организации или ИП.

Посмотрите видео. Правила подготовки делового письма:

Что такое гарантийное письмо об оплате и как его составить

Помимо гарантийного письма о выполнении работ, предусматривается такой же документ об оплате. Суть письма заключается в том, что сторона обязуется не выполнить действие, а выплатить деньги в установленном размере. Как правило, формируется обязательство при необходимости оплатить товар, услугу или работу.

Рассматриваемое письмо можно считать документом, подтверждающим долг, поскольку лицо, давая гарантию возврата, признает факт задолженности. Соответственно, письмо можно предъявить суду в качестве доказательства. Кроме того, гарантия об оплате помогает урегулировать вопросы исполнения договоренности мирно, перенести дату платежа, изменить порядок расчета и так далее.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Оформляется такой вид гарантийного письма в ситуациях, когда заказчик не может вовремя перечислить денежные средства, получив при этом товар или услугу. Поводом же для составления письма служит претензия со стороны кредитора либо же собственная инициатива должника.

Как составить об оплате гарантийное письмо

Форма гарантийного письма об оплате не устанавливается законодательными актами. Достаточно соблюсти общие правила составления такого документа, сформированные на практике. Обязательно наличие регистрационного номера документа, реквизитов отправителя, сведений о получателе письма и так далее.

Организации, практикующие такой вариант закрепления обязательств, формирует специальные бланки с логотипом, названием и реквизитами компании.

Учтите! При этом обязательные сведения письма не изменяются:

  • информация о получателе денежных средств и представителе такового (директора, руководителя);
  • наименование документа (необязательно);
  • информация о задолженности, условиях и сроках возврата долга, обязанности вернуть деньги в конкретно установленный срок;
  • информация об отправителе: должность, полное имя, а также сведения о представителе такого;
  • личная подпись отправителя с расшифровкой и печатью.

Оформляется письмо на бумаге формата А4. Не обязательно, но предпочтительно наличие фирменного бланка, если стороны отношений – субъекты предпринимательства. Обязательно наличие подписей и печатей каждой стороны.

Гарантийное письмо должно содержать подпись не только директора организации, но и материально-ответственного лица (финансовый директор, главный бухгалтер).

Гарантийное письмо может предполагать указание на причины, по которым долг не был оплачен своевременно. Также допускается составление графика будущих платежей с учетом финансового положение должника и условий погашения задолженности. Кроме того, в письме можно указать на условия начисления пени и подробный расчет таковой.

Кто отвечает за исполнение обязательств по договору

Отправитель письма, то есть лицо, принимающее обязанность вернуть денежные средства или выполнить работу, отвечает за исполнение гарантии в срок и в соответствии с требованиями к качеству (если речь идет о работе). При этом гарантийное письмо действует совместно с договором, но не заменяет таковой.

Способы отправления

Внимание! На практике применяется несколько способов отправления гарантийного письма адресату:

  • использование услуг почтовой связи за счет направления заказного письма с уведомлением и описью вложения;
  • личное посещение секретаря или канцелярии компании, директор которой выступает получателем письма;
  • отправление по факсу или электронной почте, но с передачей оригинала документов в будущем.

Также нужно помнить о вторых экземплярах, которые должны оставаться у отправителя для подтверждения действий в будущем. Кроме того, для защиты собственных интересов нужно получить со стороны адресата подтверждение получения письма.

[2]

Какие ошибки допускают при составлении

При составлении гарантийного письма нужно помнить о грамотном изложении текста, необходимости избегать нецензурной лексики, неформальных выражений. Несмотря на отсутствие установленного образца документа, письмо признается официальной бумагой, а значит, предполагает соблюдения правил делового стиля.

События описываются подробно. Обстоятельства возврата денег или выполнения работ должны быть объективными, то есть сроки для исполнения должны оставаться разумными и определяемыми согласно возможностям должника. Также должна присутствовать конкретика, точные даты, суммы и так далее. Требуется отсутствие двусмысленных фраз, чтобы в будущем избежать споров.

Посмотрите видео. Как заполнить платежное поручение:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно ! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8 (800) 551-71-02

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

Читайте так же:  Можно ли курить возле подъезда жилого дома

Как написать гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Для чего нужно гарантийное письмо?

Для получения одобрения на создание ООО или при внесении изменение в уставные данные организации с целью полного соблюдения правовых аспектов в данной сфере, в ФНС нужно будет предоставить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Обычно оно предоставляется вкупе с полным комплектом документации. Как выходит из названия, с его помощью организация дает гарантию сотрудникам налоговой службы о наличии у нее юридического адреса.

Составление письма ложится на плечи собственника недвижимости, в которой будет расположен указанный юридический адрес. Данный вид письма юридически уполномочен подтвердить указанный адрес.

Практика в судебной части большинства ООО определяет полную достаточность данного письма в виде гаранта, и не нуждается в каких-либо дополнениях.

Виды гарантийных писем

В настоящее время приняты следующие виды гарантийных писем:

  • гарантийные письма об погашении задолженности или оплате покупаемого товара или услуги;
  • гарантийные письма на поставку товара или выполнение услуги;
  • гарантийные письма на подтверждение юридического адреса;
  • гарантийные письма от потенциальных арендодателей;
  • гарантийные письма о предоставлении рабочего места и приема на вакантную должность;
  • гарантийные письма для иностранных граждан;

Данные о месте расположении организации в обязательном порядке вносятся в реестр ЕГРЮЛ. Предоставление помещения может быть осуществлено непосредственно учредителем компании или сторонним третьим лицом.

Первый вариант предусматривает простое составление извещения о передаче прав на пользование помещением от собственника, с прикладываем к нему документа о собственности на данный объект.

Второй вариант — предусматривает получение гарантийного письма и подписания дополнительного соглашения.

Исходя из последнего, можно провести разделение на виды юридических адресов, которые предоставляются специальными организациями:

  • массовый — предусматривает формальное размещение в одном помещении самых разнообразных предприятий;
  • индивидуальный — предусматривает регистрацию одной организации в одном помещении.

Услуги организаций по предоставлению данных услуг разделяются на:

  • Комплексные — основаны на долгосрочном партнерстве, включающие в себя услуг секретаря, курьера, обработку поступившей корреспонденции.Заключив такой договор, ООО получает выделенного представителя, который курирует всю поступившую информацию на данный юридический адрес.
  • Выделенные — в данном случае нет никаких дополнительных услуг, только процедура подтверждения юридического адреса.
  • Совмещение юридического адреса с фактическим местом расположения.

Этапы подтверждения юридического адреса

  1. Проведение переговоров на предмет предоставления юридического адреса, обсуждение всех условий.
  2. Составление гарантийного письма по этому вопросу, в котором обязательно должны присутствовать данные:
  • о наименовании и нумерации документа;
  • персональные данные собственника помещения;
  • дата и место составления письма;
  • полную информацию о предоставляемом адресе — объект недвижимости, его площадь, этаж, номер офиса.
  • целевое использование;
  • длительность предоставления адреса;
  • полные данные право устанавливающей документации;
  • подпись и печать собственника недвижимости;
  1. Подписание соглашения на оказание данной услуги. При этом у собственника помещения возникают обязательства, которые подтверждаются выдачей ООО гарантийного письма, заверенного печатью и подписью.

В каких случаях чаще всего используют гарантийные письма?

Самое частое распространение гарантийные письма получили для:

  1. подтверждений оплат за товар либо услугу;
  2. предоставления данных третьим лицам;
  3. гарантирования отсроченных платежей;
  4. подтверждения определенных намерений ООО в плане сотрудничества;

Как написать гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо — это официальный документ.

Составление которого имеет свои особенности:

  • написание письма в полном соответствии с общепринятым деловым стилем изложения;
  • отказ от витиеватости, фразы должны быть лаконичным, строгими. Без возможности двоякого формулирования;
  • печать письма только на фирменном бланке организации, с проставлением печати;
  • обязательно наличие подписей руководителя и главного бухгалтера компании.

Законодательно не существует особой утвержденной формы гарантийных писем. Однако. Есть шаблоны, которые эффективно используются уже длительное время.

В качестве дополнительных факторов, которые подтвердят гарантию выступают:

  • ФИО и подпись собственника помещения. Желательно заверенная нотариально, так она набирает полную юридическую силу;
  • печать собственника при наличии таковой;
  • актуальные контактные данные.

Если у сотрудника есть хоть малейшее сомнение по данному вопросу, он уполномочен делать соответствующий запрос.

В данном вопросе главным является полный тандем с собственником, который должен быть предупрежден о дате поступления письма в ФНС, и о том, что ему будут звонить. Так вы избежите серьезных проблем с налоговой.

К обязательным реквизитам относятся:

  • название предприятия;
  • код предприятия;
  • данные ОГРН;
  • ИНН;
  • адресат;
  • заголовок;
  • номер документа;

Обязательно наличие приложений к письму:

  • копия свидетельства о регистрации организации;
  • копия свидетельства о налоговом учете;
  • копия выписки ЕГРЮЛ;
  • копия приказа о назначении руководителя предприятия;
  • копии право устанавливающей документации на недвижимость;

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В ИФНС №14 по г. Котоваську
Гарантийное письмо

г. Котоваськ 16 мая 2015 г.

ООО «Мирта», в лице директора Скиба Сергея Ивановича, гарантирует выделить в арендное пользование офис, площадью 52 м2, которое расположено по адресу: г. Котоваськ, ул. Десантников, 14 для оформления гос. регистрации ОАО «Меркавел», с гарантией после окончания процедуры регистрации, подписать соответствующий договор по аренде. Разрешаем использовать данный адрес, как адрес местонахождения ОАО «Меркавел» и запись его в уставных документах.
Недвижимость принадлежит ООО «Мирта» согласно праву собственности. Которую подтверждает свидетельство о государственной регистрации серия 11 АЕ № 987456 от 31 марта 2010 года.

Приложение: копия право устанавливающих документов на недвижимость, копия приказа о назначении Скиба С.И.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как и любая документация предприятия, гарантийное письмо должно составляться со всей скрупулезностью и очень внимательно. Малейший недочет или несоответствие в предоставляемой информации и факте проверки, могут повлечь за собой самые печальные последствия. А самым страшным будет — отказ в регистрации ООО. Обжалование данного факта в суде займет значительное время и не факт, что увенчается успехом.

Как написать гарантийное письмо о предоставлении документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here